"אה… זו בדיחה שרצה ב-Open"
בדרך לטיול חברה האחרון שלנו זה היכה בי. בשדה התעופה, בדרך למטוס, זיהיתי שהיועצים קוראים לאחת היועצות בכינוי מסוים. ולא היה לי מושג מה הכוונה ולמה הם קוראים לה ככה. כששאלתי את אחד היועצים לפשר הכינוי, הוא אמר לי – "זה כינוי שהמצאנו לה, אה… זו בדיחה שרצה ב-Open", מתכוון לומר שזו בדיחה של היועצים שעובדים ב-Open Space, חלל העבודה בו הם מבלים את מרבית זמנם.
בעוד זה מה שהוא אמר, מה שהיכה בי הוא שאני כבר ממש לא חלק מה-Open, שהוא הליבה החברתית של המקום ומייצג הרבה מהרוח שלו. וזה ככה כי אני יושב כבר יותר משנה במשרד עם שותפה.
בצד החיובי, ההבנה הזו הובילה אותי להכיר בכך שאני מוביל פרויקטים כבר תקופה ושאם אני חושב על זה, יש לי כמה טיפים לשתף בהם, כלים להובלת יועצים למוביל הפרויקטים המתחיל והאבוד (בחברת ייעוץ, אבל כמו תמיד, רלוונטי גם לשדות אחרים). כלים שונים מאלו הנדרשים בארגז הכלים הייעוצי ההתחלתי. כלים שכיועצים אנחנו מתיימרים להקנות למנהלים בתחילת דרכם. את הכלים המשותפים פה ניסיתי ליישם לפחות פעם אחת, את חלקם יותר, אבל האימפקט שלהם בוודאות היה חיובי. איני מתמייר להציג את התורה כולה, אלא דברים שאני מוצא כחשובים ואפקטיביים במיוחד.
אחרי שסיימתי לכתוב את הפוסט, הבנתי שלמרות שיש עוד מימדים להובלת פרויקט (ניהול לקוח, תכנון, מדידה וכו'), הכתיבה שלי מתנקזת לכיוון של הובלת יועצים. ככל הנראה בגלל שזו מלאכה מאתגרת ומורכבת. וגם בגלל שחניכה היא הצעת ערך מאוד ברורה של עבודה בחברת ייעוץ. מקווה שיעזור לייצר בהירות לפחות למוביל פרויקטים חדש אחד.
"מי אני, מה אני?"
מאוד קל להרגיש כמו בורג קטן כשאתה יועץ מתחיל בחברת ייעוץ. יש לך תוצר מוגדר, לעיתים אפור, תחת דדליין לוחץ, ותחושה שאתה רק מנסה להרים את הראש מעל המים. הדבר שכגורם המוביל בפרויקט אנחנו חייבים לעשות, הוא לחבר תמיד את היועצים לתמונה היותר רחבה. דניאל פינק מדבר על הנושא, מרים לרחבה ורץ לנגוח, כשהוא אומר בספר אחד שאחד הפקטורים המשפיעים על מוטיבציית עובדים זו תחושת המשמעות שהם חשים במסגרת העבודה ובספר שני טוען שאחד מששת הכישורים הקריטיים ביותר להצלחה בעולם החדש הוא היכולת לראות את התמונה הרחבה. וכמוביל פרויקט, חשוב להקפיד לייצר את התמונה הרחבה ליועצים.
- מה אנחנו רוצים להשיג בפרויקט הזה? מי הלקוח, מה הרקע שבגינו קראו לנו לעשות את הפרויקט, מה האתגרים והרגישויות, האם עשינו פרויקטים דומים (אצל הלקוח הזה או אצל לקוחות דומים) ומה אנחנו יודעים לומר עליהם (זה המקום להפנות את היועץ לחומרים שיש לנו בנושא).
- מה התוצר הספציפי נועד לקדם? בכל פרויקט יש תוצרים, בין אם זה דוח מורכב, דשבורד ניהולי או הנחייה של סדרת סדנאות. חשוב לשקף איזו השפעה התוצר נועד לייצר ואת מי הוא נועד לשרת. במצב אידיאלי, הייתי שמח להגדיר ליועץ רק את התשובות לשתי השאלות האלו ומשם לתת לו לייצר את התוצר בעצמו (עם נקודות בקרה, כמובן). אלו שתי שאלות שיותר חשובות לי, למשל מהגדרת הפורמט שבו יוגש התוצר, כי היועץ אמור לחלץ מהתשובה עליהן את התשובות לשאלות היותר טכניות שיכולות להיות לו.
Some Technicalities, וגם הזדמנות ללמוד על עצמך
בצד הפחות מעורר השראה, חשוב לתאם ציפיות בנוגע לפרויקט והעבודה המשותפת במסגרתו (ולצערי זה משהו שאיני מקפיד עליו בעצמי פעמים רבות). בסופו של דבר, יש פה מערכת יחסים ושיתוף פעולה וצריך לייצר בהירות בנוגע למה חשוב בפרויקט הזה ומה הדגשים לעבודה במסגרתו.
השלב הזה של תיאום הציפיות, הוא גם זמן עבור מובילי פרויקטים, וודאי חדשים, ללמוד מה חשוב להם. תמוה ככל שזה יישמע (ואולי קצת טרחני), אני גיליתי על עצמי שקשה לי לקרוא מצגת, או מסמך, שהטקסט והצורות בו לא מיושרים בול. זה עושה לי רעש בעיניים וגורם לי אוטומטית להעריך את התוצר בחסר (גם מסמכים מותירים רושם ראשוני שלא עובר מהר). יש אנשים שזה ספציפית לא מזיז להם, אבל משגע אותם כששולחים להם חומרים למעבר רק בלילה שלפני דדליין (הגיוני סה"כ). אז חשוב מאוד לתת למי שמולך Heads Up על מה שחשוב בפרויקט, ובעיקר – מה חשוב לך.
- מפת הדרכים של הפרויקט: פירוט לוחות הזמנים והתוצרים העיקריים של הפרויקט ככל שהם ידועים בשלב זה, מסייע ביצירת וודאות רבה יותר – מה מתוכנן בכל שלב, מה התוצרים המשמעותיים, מתי אפשר להתחיל לתאם פגישות, מתי צפויים פיקים משמעותיים שיצריכו עבודה יותר מאומצת וכו'.
- הרגלי עבודה הדדיים: תיאום ציפיות בנוגע להרגלי עבודה, צורת העבודה המשותפת. גם ברמה היותר טכנית: זמינות, כמה זמן לפני הגשת תוצר תעדיף לעבור עליו, מתי קובעים נקודות לחשיבה משותפת, אמצעי תקשורת מועדפים (לפדנטים בינינו) וכיוצא באלו. וגם ברמה היותר מהותית: האם חשוב לך שיועצים יפגינו חשיבה ביקורתית? שיצרו יחסים טובים עם הלקוח? שיעשו מינימום טעויות של חוסר תשומת לב? מהם הדברים שאתה כמוביל פרויקט מזהה כהכי מהותיים לעבודת היועץ במסגרתו.
ועכשיו ללמוד על היועץ
ככלל, זה חשוב עבור חברות להבין לאן עובד רוצה לגדול, ואז לעזור לו להתפתח לשם. לסייע לו לחדד מה הוא צריך לעשות בשביל להשיג את מה שהוא רוצה. ברוב המקומות מדברים על המסלול בתוך החברה, איך העובד מגיע לתפקיד הבא שהוא רוצה בו, במסגרת החברה. ישנם רעיונות נועזים יותר, אחד היפים שבהם לדעתי הוא ה-Chapterships של ג'ולט (הם מסבירים את זה הכי טוב)
ברמת הפרויקט השאיפות הן יותר צנועות וגם כאן אני מדבר על שני רבדים:
- על מה היועץ רוצה לעבוד? השאיפה היא להבין מבחינת היועץ על אלו מיומנויות חשוב לו לעבוד, אלו הזדמנויות הוא רוצה לקבל ועל אלו חוזקות הוא רוצה לשחק. אם חשוב לו לעבוד על המסרים שלו, על כישורי ההנחייה, על ניהול לקוח, על להציג מול לקוח. כמובן שהאפשרויות תחומות לפרויקט, אבל שיח פתוח על הדברים האלו (שלא פשוט לייצר) יכול להציף יותר הזדמנויות. כשאני הייתי יועץ מתחיל בנירם גיתן, המנהלת שלי עודדה אותי לחזק את התחום המחקרי, כחלק מניהול הידע בצוות, והניעה אותי כחלק מכל פרויקט למקומות האלו. זה היה אחרי שהבנו יחד שצדדים אחרים של העבודה לא נותנים לי את כל מה שאני צריך. זה היה שלב משמעותי במעבר שלי לתפקיד הבא, שבו יכולות של ניתוח והעמקה היוו יתרון משמעותי
- איך יותר אפקטיבי ונוח לו לעבוד? מעין תמונת מראה של הסעיף מעלה (הרגלי עבודה הדדיים). האם הוא לומד יותר כשעושים מעבר משותף על תוצרים? האם אפקטיבי יותר מבחינתו לקבל הערות כתובות? האם יש לו דברים משמעותיים מחוץ לעבודה (עד כמה שיכולים להיות כאלו ליועץ בחברת ייעוץ… בצחוק. סתם, לא בצחוק) שדורשים תשומת לב? אפילו חשוב לדעת אם הוא איש של בוקר (ולהתחשב בכך כשניתן). לשמוע מהעובד אלו הרגלי עבודה נוחים לו יותר זה צעד ראשון בדרך לבניית אמון. זה איזון עדין ואין מוביל פרויקט שלא נפל בכך
פתאום נגמר לי כאן השיר
כבר כשהתחלתי לכתוב והסתכלתי על רשימת הרעיונות שאני רוצה לשתף, הבנתי שאני אצטרך עוד פוסט. אז בואו נאמר שהיום דיברנו על דגשים להתנעת פרויקט מול יועצים ונרחיב בפעם הבאה.
תודה שקראתם,
ברק