"שים לי זמן בלו"ז לעבור על זה"
עבודתם של יועצים ארגוניים כרוכה בהכנה של תוצרים רבים ומגוונים: החל מסדנאות למיניהן, דרך כלים ניהוליים מבוססי אקסל ומדריכים לעובדים, סיכומים של ימי ראיונות או תצפיות ועד לדוחות אבחון מורכבים – לצד העבודה הפרונטלית מול הלקוח, עבודת היועץ כרוכה במלאכה מרובה מאחורי הקלעים, עבודה על "תוצרים".
הזמן שבו דרג בכיר היה "עובר" לי על תוצרים תמיד עורר בי רגשות אמביוולנטיים, בטח בשלבים ההתחלתיים של העבודה בחברות ייעוץ. מצד אחד, הציפייה שמעורר הרצון לקבל פידבק על התוצר, גם לצורך למידה וגם במטרה לקדם את התוצר לקראת סגירתו, מצד שני, החרדה המתעוררת מהחשש שהתוצר לא יהיה מדויק, חד מספיק ו/או לא יקלע למה שכיוון הגורם המוביל. שילוב של ציפייה וחרדה, שבמובנים מסוימים ניתן לומר שהיא תמצית החוויה של יועצים צעירים בחברות ייעוץ.
המעבר על התוצר תמיד כה מלחיץ בגלל שהרף תמיד כה גבוה. הרצון לחדש ללקוח, לתת לו ערך אמיתי ולהוביל לשינוי משמעותי, תוך הקפדה על סטנדרט מקצועי בשמיים, כמעט תמיד מוביל למצב בו התוצר עובר מספר גרסאות טרם שליחתו ללקוח. ועבור יועצים צעירים זו חוויה שיכולה להיות מחשלת (משמע כרוכה בהרבה תסכול).
לאורך הזמן אספתי לי כמה דגשים לבניית תוצרים שאני חושב שיוכלו לעזור ליועצים בתחילת דרכם ואני שמח להציג אותם בפוסט הנוכחי, בתקווה שאצליח לחסוך ערב ארוך של תסכול לפחות ליועץ ארגוני אחד (בבחינת מציל נפש אחת) ובתקווה הרבה יותר.
למה בכלל אנחנו בונים את התוצר הזה?
"בוא נחשוב מה אנחנו רוצים להשיג בתוצר הזה ומה הוא נועד לקדם" שאלו את עצמם לא מספיק אנשים בהזדמנויות מעטות מדי. בכל אופן, זה משהו שאני בתחילת הקריירה שלי לא הייתי שואל את עצמי מספיק. וזו השאלה הכי חשובה לשאול – למה התוצר הזה נועד? מה המטרה שלו?
התשובה על השאלה הזו היא הגורם שהכי ישפיע על האופן בו נבנה את התוצר. אחרי הכל, כשאנחנו מפתחים סדנה המצגת שלה אמורה להיראות אחרת מאשר מצגת לדיון בצוות היגוי ושניהם נראים אחרת ממצגת של אבחון ארגוני. ישנן כמה שאלות קטנות שיכולות לעזור לנו לענות על השאלה הגדולה הזאת:
- מי קהל היעד של התוצר? האם מדובר במנהלים בכירים? האם בעובדים מתחילים? האם קהל היעד מגוון וכולל אנשים ממגוון יחידות? כל אחת מהאפשרויות האלו תשפיע על הרזולוציה שבה נבנה את התוצר, השפה ואפילו על הנראות וחשוב לקחת אותה בחשבון לפני ש"רצים" לבנות תוצר.
- האם אנחנו נהיה שם להציג את התוצר או שהוא יישלח ללקוח? אם אנחנו שולחים דוח אבחון ללקוח כדאי שהוא יהיה מפורט, שיכלול ביאורים בנוגע להנחות ומסקנות ויענה על כל השאלות שיכולות לצוץ במהלך הקריאה. מצד שני, אם אנחנו הולכים להציג את מסקנות האבחון בעצמנו, כדאי שהתוצר יהיה פחות עמוס ויבליט את ראשי הפרקים, כשאנחנו נהיה שם בשביל להרחיב ולענות על שאלות.
- האם מדובר על תוצר סופי או בסיס לדיון? האם אנחנו מגיעים עם מספר המלצות ושורות תחתונות או שאנחנו רוצים להציף סוגיות ולעורר דיון – גם השאלה הזו תשפיע על האופן בו נבנה את התוצר.
מה אנחנו רוצים לומר?
"מה הכי חשוב לנו להשיג? מה אנחנו רוצים לומר בתוצר הזה בכלל?" היא שאלה נוספת שחשוב לתת עליה את הדעת. הרבה פעמים אנחנו אוספים המון מידע ויש לנו הרבה דברים שאנחנו רוצים להגיד ו"לדחוס" לתוך התוצר, עד שהוא יוצא עמוס ולא קוהרנטי. אז ההצעה שלי כאן פשוטה: אחרי שריכזתם את החומרים שאמורים לסייע לכם לבנות את התוצר ופרסתם מול העיניים את כל הדברים שאתם רוצים להגיד, תעצרו רגע לנשום ותחשבו – לאור המטרה של התוצר וכל החומר שאספנו, מה המסרים המרכזיים של התוצר הזה? מהם ה-3-5 דברים הכי חשובים שיש לכם להגיד. ואז תרשמו אותם ככה שיהיו לכם ברורים.
בשלב הבא, תוודאו שאתם כותבים את אותם מסרים ככה שניתן יהיה להבין אותם. "תרשום את זה במצגת כמו שאתה אומר את זה בעל פה, זה הרבה יותר ברור" – ככה היה אומר לי (ועדיין אומר לפעמים) המנהל שלי ב-TASC כשהיינו עובדים על תוצר והייתי מאבד את עצמי במשפטים מורכבים בשפה ייעוצית (זה עדיין קורה לפעמים).
וכשאני עושה את זה התוצרים שלי באמת יוצאים יותר טובים.
למה התוצר בנוי ככה?
"האם זו הדרך הכי טובה להשיג את מה שאני רוצה להשיג?" – שאלה אחרונה לקחת בחשבון כשבונים תוצר. וכאן הכוונה היא לבחינת התוצר באופן גורף: האם יותר נכון להציג במצגת או במסמך Word? האם הציטוט הזה משרת את המטרה שלי? האם התרגול מתיישב ב"Flow" של הסדנה או שסימולציה תעשה עבודה טובה יותר? האם הטבלה הזו צריכה לכלול את כל העמודות שהיא כוללת?
מבלי לחטוא בהשטחה של הנושא, אני אציע כזה דבר – תחשבו לעצמכם, בהתחשב בייעוד של התוצר והמסרים המרכזיים שהוא אמור לקדם, איך הכי נכון שהוא יהיה בנוי? איך לקהל היעד יהיה הכי נוח לעכל אותו ולעשות בו שימוש ואיך הוא יעזור לכם להבליט את המסרים המרכזיים בצורה הכי טובה?
ואחרי ששאלתם את כל השאלות האלו – ורק אז – אתם רשאים להתחיל לבנות את התוצר.
לפני שנסיים, סיפור קטן על תוצרים שמכינים יועצים בתחילת דרכם.
סיפור לסיום על הפעם ההיא שהכנתי תוצר "מאוד טכני"
"זו עבודה מאוד טכנית, אני מרגיש חסר ערך", הייתי אומר לעצמי מדי פעם כשנדרשתי לפתח תוצר שלדעתי לא היה מספיק מעניין. "זו עבודה מאוד טכנית, אני מרגיש חסר ערך", אומרים לי מדי פעם יועצים חדשים שעובדים איתי בפרויקטים כיום, כשהם מרגישים שהתוצר שהם נדרשים לבנות הוא לא מספיק מעניין, או "קטן" מדי כחלק מהפרויקט.
ולא אני ולא הם לבד – הרבה פעמים בחייו של יועץ, בטח בהתחלה, הוא נדרש לפתח תוצר: כלי אקסלי, פורמט ניתוח או ניהול דיון, אפילו הדרכות מסוימות – שיכול להיראות כמו משהו מאוד טכני, ש"קטן עליו" ולא מאתגר אותו. ולטענה הזו יש לי שתי תשובות (ובשתיהן אני מאוד מאמין):
התשובה עם הראש הקטן יותר: תמיד יהיו תוצרים כאלו לפתח. תמיד נצטרך לפתח איזה מדריך לעובדים כחלק מתהליך תקשור שינוי, כלי אקסלי למנהלים שמציג להם את המשימות שלהם לפי רמות ביצוע, פורמט לתעדוף יעדים וכו'. וככל שנלמד לעשות את הדברים מדויק יותר ומהר יותר, ככה הם יתפסו פחות נפח מהעשייה וישאירו יותר זמן לבניית תוצרים מהותיים יותר שדורשים מאיתנו יותר חשיבה.
התשובה עם הראש הגדול יותר: כל תוצר שאנחנו מפתחים כיועצים, נועד לשרת קהל יעד מסוים ולתת לו ערך. ככה שתמיד יש איפה לחשוב ומומלץ שנקדיש לזה את המחשבה הראויה. אפשר להתייחס להכנת פורמט לניתוח משימה כ"הכנת פורמט" ואפשר לחשוב איך בונים פורמט חכם שיסייע למנהלים לנתח את הביצוע של המשימות שלהם באופן מיטבי: עם ההנחיות הנכונות, השאלות החכמות והפרזנטציה המתאימה ששמה את הדגש על הדברים החשובים. בקיצור – אין דבר כזה תוצר "טכני וחסר ערך" בייעוץ.
התוצרים שלכם
אני סמוך ובטוח שאחרי שתענו על השאלות המוצעות ותבנו תוצרים שמבוססים על הדגשים המופיעים בפוסט, תייצרו תוצרים שהם גם יותר חדים ושגם יהיה לכם הרבה יותר נוח "להגן" עליהם מול דרגים בכירים (ובהמשך מול לקוחות).
אז שיהיה בהצלחה.
ברק